Co sprawia, że warto założyć podpis elektroniczny ?
Profil zaufany czy elektroniczny podpis kwalifikowany
Internet gwarantuje obecnie ogromną ilość możliwości, po przez niego możemy załatwić co raz więcej spraw, także w kwestiach urzędowych i administracyjnych. Aby to osiągnąć można w głównej mierze stosować 2 sposoby uwierzytelnienia tożsamości: osobisty profil zaufany lub elektroniczny podpis kwalifikowany.
Obie te metody stworzono w celu zastąpienia dotąd stosowanego podpisu ręcznego. Choć nie wypierają go na stałe, dla sporej liczby osób prywatnych i właścicieli firm używanie elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze oraz redukuje znaczną ilość czasu. Jak wiadomo troska o pozytywny wynik spraw m.in. urzędowych często wiąże się z przesyłaniem wielu wniosków. Użycie elektronicznych sposobów umożliwia zmniejszenie czasu, który do tego momenmtu każdy musiał przeznaczyć, żeby dotrzeć do urzędu, często również wyczekać w kolejce, a dopiero potem sfinalizować formalności. Dzięki profilowi zaufanemu oraz elektronicznemu podpisowi kwalifikowanemu, te same rzeczy da się wypełnić bez opuszczania mieszkania, domu lub biura.
Co wybrać? Profil zaufany czy elektroniczny e-podpis ?
Na wstępnie od razu należy zauważyć, że elektroniczny podpis kwalifikowany dostarcza większych możliwości w porównaniu do profilu zaufanego. Wybierając pomiędzy profilem zaufanym, a podpisem elektronicznym warto na początek przemyśleć, w jaki sposób będziemy go używać. Profil zaufany można używać tylko w sprawach urzędowych np. do kontaktu z ZUS, ePUAP czy CEIDG. Elektroniczny podpis ma jednak szersze funkcje, za sprawą czego wielu właścicieli firm go wybiera. Kwalifikowany e-podpis jest uniwersalny i uwierzytelnia każdy dokument, który można było dotąd podpisywać ręcznie. Zgodmie z tym obok spraw urzędowo-administracyjnych poprzez elektroniczny podpis podpiszemy też m.in. umowy, e-maile oraz kontrakty ze wspólnikami biznesowymi.
Dużą różnicą między profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest w pełni bezpłatny, z kolei za elektroniczny podpis kwalifikowany należy zapłacić. Biorąc jednak pod uwagę jego szersze zastosowanie, warto rozważyć zakup. Kwalifikowany podpis elektroniczny będzie ważny na okres roku, dwóch, lub trzech lat, ale da się go bez trudu odnowić. Profil zaufany także ma swój odnawialny termin do 3 lat.
Jeżeli dana osoba potrzebuje zaledwie kontaktu z urzędem i administracją, profil zaufany okaże się całkowicie wystarczający. Z kolei elektroniczny e-podpis jest normą w biznesie. Nie biorąc pod uwagę kosztów – stosunkowo niewielkich, dzieląc cenę na cały okres aktywności podpisu – jego wykorzystanie jest tak przydatne, że w co raz większej ilości firm stanowi podstawę sprawnego działania w firmie. Dlatego, że e-podpis tworzony jest przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, zapewniających potwierdzone bezpieczeństwo.
Zalety posiadania podpisu kwalifikowanego
Oprócz takiego samego zastosowania, jakie oferuje nam profil zaufany, elektroniczny podpis kwalifikowany pozwala też dopełnianie wielu innych dokumentów. Dla przykładu przez osobisty elektroniczny podpis m.in. można sygnować oraz generować sprawozdania i deklaracje do KRS i w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zawierać kontrakty oraz brać udział w przetargach i aukcjach online. Obok tego umożliwia sygnowanie faktur i Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To zaledwie kilka przykładów. Elektroniczny podpis służy podpisywaniu wszelkich istotnych dokumentów oraz ma taką samą prawną moc co odręczny podpis.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Osobiste e-podpisy sprzedawane są przez dostawców certyfikowanych przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Jednym z szczególnie popularnych jest elektroniczny podpis Eurocert. Żeby mieć podpis elektroniczny należy zakupić w jednym ze sklepów partnerskich Eurocert pakiet zawierający potrzeby sprzęt oraz program, przy okazji określając, na jak długi czas ważności podpis będzie nam użyteczny. Po uzyskaniu pakietu, należy zainstalować program obsługujący podpis na wybranym komputerze, a następnie udać się do siedziby punktu sprzedaży, gdzie wyznaczony pracownik zweryfikuje dane osobowe nabywcy. Tylko za sprawą tego certyfikat stanie się aktywowany oraz możliwy do użycia. Dopełnienie formalności w siedzibie zabierze więcej czasu niż ok. 15 minut i trzeba na nie przygotować dokument tożsamości i potwierdzenie zakupu certyfikatu kwalifikowanego.
Jak korzystać z certyfikatu kwalifikowanego?
Od chwili instalacji programu na dowolnym komputerze i aktywacji certyfikatu kwalifikowanego, poprzez zatwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Praca na kartach oprogramowaniu nie powinna stanowić większego kłopotu. Wystarczy podłączyć czytnik, włożyć kartę, a następnie poprzez program widoczną opcją „podpisz” nanieść na wygenerowany dokument elektroniczny podpis, posługując się wskazanymi możliwościami formatu.
Choć podpis elektroniczny kojarzy się z przedsiębiorcami, jest on również dostępny dla osób prywatnych. Taki e-podpis zagwarantuje pełne bezpieczeństwo oraz zgodność dokumentów podpisanych z firmami, urzędami czy innymi prywatnymi osobami.
