Posiadanie firmy wiąże się bezpośrednio z koniecznością prowadzenia księgowości. Na podstawie dowodów księgowych ewidencjonowane są wszelkie zdarzenia finansowe zachodzące w firmie, za pomocą czego zdecydowanie prościej kontrolować wydatki. Dokumenty księgowe uwzględniają m.in. dane dotyczące zakupów i sprzedaży, wydatków czy inwestycji firmy i dane z zakresu podatków czy wynagrodzenia pracowników. Z uwagi na to, że księgowość jest ważnym oraz rozbudowanym działem właściwie każdej działalności, w zależności od jej wielkości konieczna jest osoba, zatrudnione biuro rachunkowe albo cały dział odpowiadający za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Istnieją dwa podstawowe sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych, są to: księga handlowa, inaczej pełna księgowość i księga przychodów i rozchodów, inaczej księga podatkowa. Reguły wskazane w ustawie o rachunkowości wskazują, które firmy muszą wybrać księgę handlową, a jakim wystarczy księga przychodów i rozchodów. Uzależnione to jest od formy działalności gospodarczej i od charakteru firmy oraz przychodu rocznego.
Sposoby prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najobszerniej rozbudowana forma rozliczeń. Poprzez szczegółowe dane pokazuje sytuację finansową firmy: rentowność, płynność i finansową gospodarność. Na podstawie pełnej księgowości firma rozlicza się z fiskusem. Według ustawy o rachunkowości do prowadzenia księgi handlowej zobowiązane są m.in. spółki handlowe w tym osobowe, kapitałowe i spółki w organizacji, fundacje i stowarzyszenia nawet w przypadku, kiedy ich przychodem są tylko składki członków, a także powiaty, województwa, gminy oraz ich związki. Poza tym księgę handlową prowadzą osoby fizyczne, cywilne spółki osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, jeśli w poprzednim roku obrotowym ich zarobki netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych miały co najmniej równowartość 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Z kolei księga przychodów i rozchodów to księgowość uproszczona. Wpisy dotyczące rozchodów i przychodów muszą zawierać w tym wypadku spis dochodów, kosztów i przychodów z rozgraniczeniem na podatkowe zwolnienia. Do ewidencji w księgowości uproszczonej muszą być dodane także ewidencje środków trwałych, zatrudnionych osób, a oprócz tego spis dochodów zwolnionych z podatku we wcześniejszych latach. Uproszczoną księgowość prowadzą osoby fizyczne, cywilne spółki osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, jakich przychód roku obrotowego nie przewyższa 2.000.000 euro w polskiej walucie.
Sposób prowadzenia księgowości zależy od działania firmy, charakteru, wielkości i struktury. O tym, której metodzie prowadzenia księgowości musi podlegać konkretna działalność gospodarcza zawsze warto omówić ze specjalistą. Dla porównania zakładając działalność z pomocą księgowej, przedsiębiorca z łatwością otrzyma podpowiedź od księgowej, jaka forma okaże się najwłaściwsza.
e-księgowość
Tak jak w innych branżach, w księgowości również pokazują się nowoczesne metody technologiczne. Szczególnym udoskonaleniem w prowadzeniu działalności są powstałe przez lata programy komputerowe, oferujące sprawne prowadzenie księgowości. Przeważnie tego typu programy da się wykupić w abonamencie lub na własność. Większość biur rachunkowych korzysta z takich programów, przede wszystkim z uwagi na to, że księgowość online jest ogromnym ułatwieniem pracy samej księgowej, a także wygody przedsiębiorcy. Pośród wielu opcji w elektronicznej księgowości znajdują się: umiejętność szybkiego i sprawnego wystawiania, przekazywania, a także kompletowania dokumentów, modyfikacji planów kont, prostego podglądu finansów czy dojścia do informacji o podatkach i składkach ZUS. Zazwyczaj program elektronicznej księgowości jest wyjątkowo przystępny w obsłudze, a wszelkie aktualizacje dbają, aby program był zawsze zgodny z przepisami.
W jaki sposób współpracować z księgową?
Opcje współpracy z księgową są zróżnicowane. W wypadku ogromnych firm, gdzie jest wiele wytwarzanych dokumentów księgowych, najmocniej sprawdza się zaangażowanie własnej księgowej (albo nawet zatrudnienie całego działu księgowego) na etat. W przypadku mniejszych i średnich firm przeważnie wykorzystywaną praktyką jest prowadzenie spraw księgowych, podejmując współpracę z biurem rachunkowym. Niezbędne we współpracy z księgową jest określenie narzędzi, z jakich będą korzystać obie strony, aby w jak najbardziej wydajny sposób udostępniać dokumenty oraz wszelkie działania księgowe. W księgowości należy przestrzegać terminów, ze względu na to wszelkie dokumenty, zawsze kompletne oraz jak najpoprawniej opisane muszą trafiać do księgowej w odpowiednim terminie. Co więcej konieczna jest także dobra komunikacja. Komponentem komunikacji rzutującym na dobrą współpracę, na który należy zwrócić uwagę jest właściwy przepływ informacji. Księgowa musi posiadać dostęp do najistotniejszych informacji finansowych oraz sytuacji firmy, aby móc rzetelnie wykonywać swoją pracę.
